Sbírka listin je součástí veřejného (v případě spolků spolkového) rejstříku, vedeného rejstříkovým soudem. Co se tam zakládá řeší $66 zákona 304/2013 o veřejných rejstřících. Pro pikospolky jsou nejdůležitější následující ustanovení:

$66 pís. a):  listiny dokumentující zakladatelské právní jednání (stanovy, zápis z ustavující schůze, …)

$66 pís. b):  rozhodnutí (zápisy ze schůze) o volbě nebo odvolání statutárních zástupců atd.

$66 pís. c):  výroční zprávy a účetní závěrky

Ostatní písmena $66 nejsou pro pikospolky zas už tak moc důležitá (pokud se zrovna nerozdělují, nefúzují, nezanikají, nevyplácejí dividendy, …) až na to poslední, na základě kterého si do sbírky listin mohou nechat založit třeba diplom z CQ WW contestu.

Povinnost zakládat do sbírky listin každý rok nějaký ten papír přinesla všem právnickým osobám (bez ohledu na to ve kterém veřejném rejstříku jsou zapsané a jak jsou velké) až novela zákona o účetnictví platná od 1.1.2016, avšak tato novela ve svých přechodných ustanovení ukládá povinnost založit požadované dokumenty zpětně i za roky 2014 a 2015.

Typický pikospolek má však naštěstí méně než 10 zaměstnanců, majetek nižší než 9 mil. Kč, roční obrat pod 18 mil. Kč a závěrku nemusí mít ověřenou auditorem čímž patří do skupiny označované zákonem jako „Mikro účetní jednotky“. A těm stačí zveřejnit pouze Rozvahu a Přílohu k účetní závěrce (pokud vedou podvojné účetnictví) nebo Přehled o majetku a závazcích (pokud vedou jednoduché účetnictví).

V běžném roce počínaje rokem 2016 musí být výše uvedené dokumenty založeny do 30 dnů po jejich schválení (nejčastěji členskou schůzí, záleží na stanovách spolku) nebo do 12 měsíců po skončení účetního období i bez schválení. ZA rok 2014 musí být tyto dokumenty založeny do sbírky listin do 31.3.2016 a za rok 2015 do 31.11.2017. 

Při nesplnění této povinnosti by rejstříkový soud měl nejprve vyzvat k nápravě a pokud k ní nedojde tak následné finanční sankce mohou být pro řadu pikospolku téměř likvidační.

Listiny je třeba rejstříkovému soudu doručit ve formátu .pdf (jeden dokument = jeden soubor, max. 150 kB/ stránku, bez šifrování a hesel) a vzhledem k tomu že většina pikospolků nemá ani elektronický podpis ani datovou schránku tak poslední povolenou možností doručení je CD nosič s průvodním dopisem podepsaným statutárem. (ze života: stanovy a zápisy ze schůze si v případě „mojich pikospolků“ rejstříkový soud naskenoval sám, nemusely se posílat zvlášť na CD)

Rejstříkový soud tyto dokumenty založí do sbírky listin a tím zajistí jejich zveřejnění v souladu se zákonem.

Luděk, OK1VSL

čistě osobní poznámka: původně jsem chtěl za svoje spolky zveřejnit za rok 2014 jen „Přehled o majetku a závazcích“ (teď pominu odborné vášnivé diskuze zda spolek/občanské sdružení mohlo v roce 2014 vést jednoduché účetnictví). A protože při sestavování účetních výkazů se nemusejí uvádět prázdné (nulové) řádky, vyšel mi z toho třířádkový výkaz, který sice splňoval formální náležitosti a jeho zveřejněním by byly naplněny zákonné požadavky, ale i po nastavení fontu 30 a vytištění na hlavičkovém papíře to pořád vypadalo blbě … Proto jsem se rozhodl využít možnosti nezveřejňovat účetní závěrku, pokud tato je součástí výroční zprávy a sestavit dodatečně za rok 2014 jednoduchou výroční zprávu, slohové cvičení na jednu A4. Co kdyby to někdo četl …